Wie Ihre Mails nie wieder im Spam-Ordner landen

Wie ist die Situation heute?

86 % aller Mails weltweit werden als Spam eingestuft.

Wie Ihre Mails nie wieder im Spam-Ordner landen erfahren Sie von uns.

Das globale Spam-Volumen nimmt ständig zu! Die Spam-Filter der Internet Service Provider (ISP) werden immer aggressiver. Dadurch werden die „False Positives“ ¹) zu einem ernsthaften Problem.

¹) vom Empfänger gewollte Emails, jedoch vom Provider z.B. als Spam deklariert und nicht zugestellt.

Die Vorteile üblicher Email-Provider

Jetzt könnte ich boshaft werden und sagen es gibt keine.

Das ist natürlich nicht richtig.

Die allermeisten, vermutlich 99,x % bieten mittlerweile neben dem üblichen Newsletter Versand auch die Möglichkeit Kampagnen zu entwerfen und zu versenden.

Dann gibt es noch Preisvorteile.

Viele Provider verlangen bis zu einem gewissen Umfang keine oder nur sehr geringe Gebühren.

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Business

Die Nachteile üblicher Email-Provider

Die Nachteile sind bei vielen Providern allerdings deutlich umfangreicher. Zum Beispiel sind die Kontakte, importiert oder durch die Verbindung zur Website eingetragenen, in Listen organisiert. Das hat den Nachteil von häufigen Duplikaten und wenn der Kontakt sich austrägt, wird er nur in einer Liste ausgetragen und erhält über die Eintragung in anderen Listen trotzdem Mails. Das kann zu gehörigen Ärger und Gerichtsverfahren führen.

Um dieses Problem zu vermeiden, müssen die Listen laufend exportiert und gegeneinander abgeglichen werden. Ein hoher und fehlerträchtiger Aufwand.

Weiter muss geprüft werden ob neben den üblichen Minimalanforderungen wie E-Mail-Adresse, Vorname und Name auch noch weitere und wenn ja, wie viele zusätzliche Informationen je Mailadresse gespeichert werden können. Und, ob nach diesen Angaben innerhalb einer Liste selektiert werden kann. Besser wäre es, Listen übergreifend selektieren zu können. Damit wird der Nachteil der Listenbildung ein wenig abgemildert.

Weitere Nachteile, speziell von kostengünstigen Providern, ist dass das tägliche Sendevolumen oft von wenigen hundert bis zu tausend oder tausend fünfhundert Mails reicht. Wird mehr gefordert, steigen die Preise dann sehr deutlich an.

Kampagnen sind mittlerweile bei so gut wie allen Providern möglich. Die Funktions-breite ist aber meist sehr stark eingeschränkt. Hier muss wirklich genau hingeschaut werden, ob der gebotene Funktionsumfang den Ansprüchen gerecht wird.

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Wie Ihre Mails nie wieder im Spam-Ordner landen

Was ist wichtig?

Mir ist nur ein einziger Provider bekannt, das einen Check über erstellte Mail erstellt um darauf hinzuweisen wie hoch die Gefahr ist, dass dieses Mail im Spam landet.

Mittlerweile sind die ISP’s dazu übergegangen nicht nur die Betreffzeile nach verdächtigen Wörtern zu scannen, sondern das gesamte Mail wird nach Merkmalen gescannt die das Mail als Spam einordnen könnten.

So könnte ein Test Ihrer ausgehenden Mails aussehen:

E-Mail-Inhaltsanalyse

 

 

 

 

 

Darüber hinaus wird inzwischen auch der Spam-Rankingfaktor des Providers permanent aktualisiert und so kann es vorkommen, dass selbst völlig unverdächtige Mails gar nicht erst weiter geleitet werden.

Wie wird dieser Spam-Rankingfaktor ermittelt? Die ISP’s führen detaillierte Statistiken über die Bounce-, Öffnungs- und Klickraten, über die Anzahl der vom Empfänger als Spam gekennzeichneten Mails und damit natürlich auch über den Absender und den Provider über den versendet wurde.

Was ist also zu tun? Nun, es gibt zwei Möglichkeiten.

  • ausgehende Mails auf Spamverdachtsmomente zu prüfen.
  • den Mailprovider checken zu lassen. Dafür gibt es das SPF-Framework. SPF steht für Sende police framework. Das erleichtert ihren Empfängern zu prüfen ob diese Mail ein Spam ist.

Hier der Link zu einer Website die beide Checks durchführt.  Mail-Tester

Hier ein Selbstcheck den Sie schon mal durchführen können.

Ihre Mail wird dann voraussichtlich als Spam identifiziert, wenn:

  • Dieser verborgene oder versteckte Text beinhaltet.
  • Die Mail enthält eine unnatürliche Häufung von Begriffen, die nicht dem üblichen Sprachgebrauch entsprechen.
  • Es wird übermäßig stark und ohne inhaltliche Wertung mit einem Link auf eine Seite verwiesen. (Google Bombing)
  • Die Mail beinhaltet mehrere bis viele in Großbuchstaben geschriebene Worte
  • Es wird von unterschiedlichen Schriftarten Gebrauch gemacht
  • Worte oder Sätze werden in unterschiedlichen Farben geschrieben.

 

In der Betreffzeile werden

  • Emojis wie Herzchen oder Sternchen verwendet
  • Konkrete Datumsangaben verwendet
  • Konkrete Prozentangaben verwendet

Zusätzlich können Sie den Sender Score Ihres E-Mail-Providers checken. Dieser gibt Auskunft über die Qualität und die Wahrscheinlichkeit mit der Ihre Mails über diesen E-Mail-Provider im Spam landen oder gar nicht erst weiter gesendet werden.

Hier der Link:  Sender ScoreSchließlich und endlich können Sie noch überprüfen ob Sie versehentlich in einer Blacklist für den Versand von E-Mails gelandet sind.

Hier der LinkBlacklistlookupEs gibt viele Möglichkeiten warum Ihre Mails im Spam landen oder gar nicht erst ankommen.

Wie machen es große Firmen?

Nun, große Firmen haben häufig ihren eigenen Server über die sie Mails versenden.

Die Gründe dafür sind meist, dass sie meist einen sehr hohen Ausstoß an Mails haben und diese auch schnell versenden wollen.

Dann spielt natürlich der Sicherheitsaspekt eine große Rolle und nicht zuletzt die Kosten.

Außerdem haben diese Firmen ihre eigenen Spezialisten die ständig die Öffnungs- und Klickraten überwachen und den Abteilungen mit Rat und Tat beim Entwurf und dem Design der Mails zur Seite stehen.

Die ideale Lösung für KMU *)

*) Kleinstunternehmen, kleine und mittlere Unternehmen

Eine Idealvorstellung zu entwickeln ist eine Sache.

Die ideale Lösung für eine bestimmte Firma ergibt sich immer aus der Ermittlung der Anforderungen. Hier ist aber immer zu beachten, dass die Firmen ihre eigenen Ansprüche nicht wirklich kennen und sich die Wünsche und Anforderungen oft erst durch den Einsatz selbst ergeben. Dabei ändern sich die Wünsche und Anforderungen oft dynamisch.

Die Festlegung auf einen E-Mail-Anbieter führt dann oft zu Frust weil die geänderten oder neu entdeckten Anforderungen nicht erfüllt werden, bzw. werden können.

Dieser Fehler wird meist aus Kostenüberlegungen heraus begangen.

Der Anbieter xy ist ja viel preiswerter als der Anbieter xyz!

Dann stellen die Firmen fest, dass das Sendevolumen beschränkt ist, die Anzahl der möglichen Kampagnen kann nicht erhöht werden oder nur zu sehr deutlich erhöhten Kosten. So gibt es viele Faktoren die im Vorfeld nicht beachtet wurden und sich im laufenden Betrieb zu großen Ärgernissen entwickeln.

Folgende Faktoren sollten mindestens beachtet werden:

  • Tag-basiertes versus Listen-basiertes System
  • Anzahl der Aussendungen pro Tag
  • Anzahl der möglichen Kampagnen die gleichzeitig, d.h. parallel, möglich sind
  • Konnektivity zu anderen Systemen
  • Aussagefähige Statistiken
  • Flexibilität bei der Einbindung der Anmeldeformulare in die Website’s und LandingPages
  • Usuability

So viele Kampagnen wie Sie wollen, einfach gemacht.

Oft wird unterschätzt wie wichtig es ist, mehrere Kampagnen parallel fahren zu können.

Denken Sie mal an folgende Fälle:

  • Eintrag in die Newsletter-Anmeldung. Danach soll nicht nur ein Dankeschreiben versendet werden und der erste Newsletter sondern auch Infos zur Firma, Infos über bestimmte Events, Messen usw.
  • Eintrag in Produktinfos, hier kann differenziert nachgefasst werden, je nachdem für welche Produktgruppe sich der Eintragende interessiert
  • Eintrag zu einem Webinar der Firma
  • Eintrag zu einem Messebesuch

Das ist jetzt nur ein kleiner Überblick über mögliche, parallel laufende Kampagnen.

Wichtig zu wissen ist, dass diese Kampagnen nicht zu einem bestimmten Zeitpunkt gestartet werden und nach dem Aussenden der letzten Mail beendet sind. Kampagnen werden üblicherweise durch Trigger ausgelöst. Deshalb können zu jedem beliebigem Zeitpunkt Kampagnen ausgelöst werden.

Trigger sind meist die Anmeldungen zu Newsletter oder Infoanfragen. Können aber auch die Reaktionen auf bestimmte Mails sein. In diesem Fall wird innerhalb einer Kampagne eine andere Kampagne aktiviert.

ACHTUNG. Diese Funktion der reaktionsgesteuerten Kampagnen-aufrufe beherrschen nur sehr wenige E-Mail-Anbieter.

Eine Nachricht fuer dich

Splittest, schon mal gehört?

Fakt ist, dass sehr viele Firmen viel zu wenig testen wie ihre Mails ankommen. Eine ständige Optimierung des Erscheinungsbildes der Mails und der Betreffzeilen ist sehr wichtig um die Öffnungsrate der Mails signifikant zu erhöhen.

Sehr hilfreich ist die automatische Erkennung welche von zwei Mails, die an dieselbe Zielgruppe und zum selben Zweck versandt werden, die erfolgreichere ist. Dazu sollte das E-Mail-System nach dem Zufallsprinzip an einen bestimmten Prozentsatz von Adressaten wahlweise die Mail A oder die Mail B versenden. Das bedeutet, die Aussendung wird gesplittet. Daher der Name Splittest. Manchmal werden sie auch dem Begriff A/B-Test begegnen.

Nach erfolgter Aussendung wird nach einem oder zwei Tagen automatisch geprüft welche Mail eine höhere Öffnungsrate aufweist. Diese Mail wird nun an alle weiteren Adressaten der Zielgruppe versandt.

Der Vorteil, Sie müssen keine manuelle Auswertung vornehmen und Sie müssen keine Gruppenbildung durchführen um die Mail A und die Mail B jeweils an eine bestimmte Gruppe zu senden. Anschließend müssten Sie die erfolgreichere Mail an den verbliebenen Adressaten versenden.

Aber auch hier gilt: ACHTUNG, diese Funktion wird von noch weniger E-Mail-Anbietern geboten, als die Funktion der reaktionsgesteuerten Kampagnen-aufrufe.

Eine Steigerung dieses Splittest Verfahrens ist der Splittest für ganze Kampagnen!

Wenn Sie zum Beispiel für ein neues Produkt eine Kampagne entwerfen und Sie sind sich nicht sicher ob die Werbekampagne A besser ankommt als die Werbekampagne B, dann erleichtert Ihnen diese Funktion das Leben ganz erheblich. Sie verschwenden nicht mehrere Wochen an Zeit und Aufwand, sondern beschleunigen das gesamte aufwändige Verfahren durch den Automatismus.

ACHTUNG, diese Funktion wird derzeit nur von einem einzigen E-Mail Anbieter geboten.

So kann ein Splittest aussehen:

Hund-1In diesem Fall wird die Variante „Große Hunde“ gegen die Variante „Kleine Hunde“ getestet.

Nach Ablauf des Spittests wird die erfolgreichere Variante für alle weiteren Aussendungen verwendet.

Es können selbstverständlich mehr als zwei Varianten gleichzeitig getestet werden.

Auf die vielfältigen Einstellungsmöglichkeiten des Splittestings kann hier leider nicht eingegangen werden.

 

 

 

Schon einmal gehört

Formulare in Mails?

Formulare in Mails sind eine, mit größter Vorsicht, anzuwendende Funktionalität.

Warum mit größter Vorsicht.

Weil sehr viele Adressaten solchen Formularen misstrauen. Vor allem, weil oft recht persönliche Informationen abgefragt werden.

Den meisten Adressaten ist klar, dass die Antworten oder Informationen die sie über solche Formulare preisgeben, meist auch personenspezifisch gespeichert werden.

Deshalb sollten Formulare so sparsam wie irgend möglich eingesetzt werden und nur an Adressaten versandt werden bei denen vermutet werden kann, dass Sie bei diesen eine hohe Reputation genießen.

Einer der besten Tools dieser Art ist Wufoo.

Hier ist der Link: Wufoo  

Die Fähigkeit, Wufoo in Mails einzusetzen und die Informationen die über diese Formulare eingetragen werden, zu speichern ist je E-Mail-System durchaus unterschiedlich. Einige, auch recht preiswerte E-Mail-Systeme bieten die Möglichkeit Wufoo einzusetzen. Versuchen Sie aber heraus zu finden ob die Integration von Wufoo Ihren Ansprüchen genügt.

Sie schreiben lieber SMS?

Ihr E-Mail-System sollte SMS versenden können. Damit können Sie mit Ihren Adressaten noch schneller und direkter, das heißt persönlicher, in Kontakt kommen als mit einer Mail.

Wichtig ist, dass SMS innerhalb einer Kampagne versendet werden können. Wenn innerhalb einer Kampagne ein Adressat die versandte Mail nicht öffnet, können Sie per SMS ihn direkt daran erinnern, dass er seinen Posteingang prüft.

Wenn Sie eine Kampagne haben, die auf ein Webinar aufmerksam macht, können Sie einen Tag oder eine Stunde bevor das Webinar beginnt eine SMS senden die an den Beginn erinnert.

Möglichkeiten und Einsatzzwecke für eine SMS gibt es viele. Voraussetzung ist natürlich, dass die mobile Telefonnummer des Adressaten gespeichert ist.

Eine SMS erhalten

So könnte Ihre Kampagne aussehen.

Eine Kampagne kann beliebig umfangreich und komplex werden. Das hängt aber immer von den vielschichtigen Anforderungen ab. Wichtig ist, dass eine Kampagne möglichst visuell dargestellt werden kann. Nur so bleibt der Überblick über die Verzweigungen und Abhängigkeiten einer Kampagne erhalten ohne dass die Details in den Vordergrund treten.

Beispiel einer relativ einfachen Kampagne:

Hund-2

So sieht das erste Mail der Kampagne aus.

erste-Mail-der-Kampagne

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